Determinants of BPMS use for Knowledge Management

Abstract

Purpose: Companies are increasingly implementing business process management systems (BPMSs) to support their processes. However, there is a gap in the literature regarding whether users also use BPMSs to manage the knowledge needed for processes to be completed. This study analyzes the factors that cause users to use BPMSs to manage the knowledge required in business processes. Design/methodology/approach: The paper proposes an original model that integrates two successful information system models applied to BPMSs and Knowledge Management Systems (KMSs). To test the hypotheses derived from this new model, data were collected from 242 mature BPMS users from 12 Spanish and Latin American companies. Structural equation modeling with AMOS was used to examine the model. Findings: Users’ perceived usefulness of a BPMS when using it for knowledge management (KM) is the only factor influencing them to use it for KM. Originality: This model is the first empirically validated model to successfully analyze BPMS users’ tendency to use BPMSs as a tool to support necessary KM in processes. Practical implications: This study has practical implications for managers wishing to successfully implement a BPMS to support processes and for employees to use the knowledge embedded in the tool. The latter will only happen if users perceive the tool’s usefulness for KM.

Propósito: Las empresas están implementando cada vez más sistemas de gestión de procesos empresariales (BPMSs, por sus siglas en inglés) para apoyar sus procesos. Sin embargo, existe una brecha en la literatura respecto a si los usuarios también utilizan los BPMSs para gestionar el conocimiento necesario para completar los procesos. Este estudio analiza los factores que llevan a los usuarios a utilizar BPMSs para gestionar el conocimiento requerido en los procesos empresariales.

Diseño/metodología/enfoque: El artículo propone un modelo original que integra dos modelos exitosos de sistemas de información aplicados a BPMSs y sistemas de gestión del conocimiento (KMSs, por sus siglas en inglés). Para probar las hipótesis derivadas de este nuevo modelo, se recopilaron datos de 242 usuarios experimentados de BPMSs pertenecientes a 12 empresas españolas y latinoamericanas. Se utilizó modelado de ecuaciones estructurales con AMOS para examinar el modelo.

Hallazgos: La percepción de utilidad por parte de los usuarios de un BPMS al utilizarlo para la gestión del conocimiento (KM) es el único factor que les influye para utilizarlo en KM.

Originalidad: Este modelo es el primer modelo validado empíricamente que analiza exitosamente la tendencia de los usuarios de BPMSs a utilizarlos como herramienta de apoyo al KM necesario en los procesos.

Implicaciones prácticas: Este estudio tiene implicaciones prácticas para los directivos que desean implementar con éxito un BPMS para apoyar procesos y para que los empleados utilicen el conocimiento integrado en la herramienta. Lo último solo ocurrirá si los usuarios perciben la utilidad de la herramienta para el KM.